Korzy?ci z wdro?enia
Na wst?pie trzeba zaznaczy?, ?e ?aden program sam z siebie nie jest uniwersalnym narz?dziem. Ka?de wdro?enie wymaga odpowiednich zmian w organizacji firmy i konsekwencji w ich przeprowadzeniu. CRM, DDM, ERP to nie tylko skróty oznaczaj?ce pewn? klas? oprogramowania ale tak?e, a mo?e przede wszystkim, poj?cia zwi?zane ze strategi? firmy oraz jej kultur? i zasadami funkcjonowania.
Na podstawie analizy potrzeb i analizy aktualnej organizacji firmy, najpierw nale?y sformu?owa? postulaty koniecznych zmian organizacyjnych a dopiero pó?niej wdra?a? systemy informatyczne. To najcz??ciej jest warunkiem koniecznym osi?gni?cia spodziewanych korzy?ci.
Modu? CRM
- wyszukiwanie klientów
okre?lanie i kontrolowanie akcji handlowych i marketigowych, mechanizmy wyszukiwania w bazie klientów rokuj?cych lub zapomnianych;
- wiedza o kliencie
zebranie i uporz?dkowanie pe?nej informacji o wszystkim co dotyczy ka?dego klienta - historii kontaktów, osób, transakcji, sprzeda?y, prac projektowych, serwisów, zawartych umów, korespondencji;
- wzmocnienie lojalno?ci klientów
planowanie i rozliczanie pracowników z dzia?a? wymaganych i oczekiwanych przez klientów, kontrolowanie uwag, reklamacji i oczekiwa? klientów;
- kontrolowanie jako?ci pracy w?asnych pracowników
system rejestruje nie tylko sam fakt wykonania okre?lonej czynno?ci ale te? zapisuje tre?? dzia?ania, mo?e nagrywa? rozmowy, dopisywa? tre?? przedstawionej oferty, przebieg negocjacji umowy czy te? tre?? maila; system umo?liwia planowanie zada? pracownikom i rozliczanie ich z terminowo?ci wykonania i zgodno?ci planu z przyj?t? wcze?niej strategi?;
- zarz?dzanie marketingiem
planowanie i obs?uga akcji marketingowych, analiza efektywno?ci zrealizowanych projektów, kontrolowanie kosztów reklam, targów, promocji;
- zarz?dzanie serwisem
kolejkowanie zlece?, kontrolowanie zobowi?za? gwarancyjnych, pe?na historia posprzeda?na ka?dego z urz?dze? lub wykonanych us?ug, rozdzielanie i kontrolowanie przydzielonych zada?, monitorowanie realizowanych zlece?;
- wiedza o rynku
mo?liwo?? okre?lania procesów sonda?owych i analizy ich wyników;
- trwa?o?? wiedzy i zdobytego do?wiadczenia
pe?ny zapis dzia?a? handlowych, marketingowych i serwisowych pozwala na p?ynne przejmowanie spraw i problemów zwi?zanych z obs?ug? klienta lub realizacj? zlece? serwisowych; kontakty i sprawy wa?ne dla firmy nie gin? i nie s? zapominane wraz z urlopem, chorob? lub odej?ciem pracownika;
- wi?ksza efektywno?c funkcjonowania firmy
szybszy dost?p do informacji redukuje czas na czynno?ci administracyjne, a sprawny przep?yw informacji wewn?trz firmy ogranicza inercj? biurokratyczn? (zagubione pisma, nieprzekazane wa?ne wiadomo?ci); mechanizmy planowania i synchronizacji zada? pozwalaj? unikn?? duplikowania czynno?ci i umo?liwiaj? ich rozliczanie, natomiast narz?dzia zaawansowanych analiz danych historycznych pomagaj? unika? pope?nionych wcze?niej b??dów i efektywnie planowa? nowe strategie handlowe; analizy te umo?liwiaj? te? wyszukiwanie najbardziej efektywnych akcji marketingowych i najbardziej dochodowych podmiotów; zdobyte do?wiadczenie handlowe, marketingowe i serwisowe jest gromadzone w systemie w formie wiedzy, z której korzysta? mog? zarówno nowi pracownicy jak i decydenci, zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami;
Modu? DDM
- realizacjia idei biura bez papieru
dokumenty papierowe s? przekszta?cone do formy elektronicznej i w??czone do systemu obiegu dokumentów firmy tylko w takiej formie; w ten sposób papiery nie gin?, nie kr??? z biurka na biurko wed?ug uznania pracowników, nie s? wielokrotnie kopiowane; nie tylko ka?dy dokument mo?na odnale?? szybko, ale te? sprawdzi? na jakim etapie jest sprawa, któr? on okre?la lub do której si? odnosi; informacja zwi?zana z dokumentem nie ginie, jest automatycznie archiwizowana i ?atwo jest ?ledzi? ?cie?ki jej przep?ywu (historyczne lub bie??ce); papierowe dokumenty przychodz?ce z zewn?trz s? w kancelarii lub sekretariacie skanowane, rejestrowane w systemie i archiwizowane; do adresatów trafiaj? ju? w formie elektronicznej i dalej funkcjonuj? ju? w tej formie;
- zarz?dzanie sprawami i zadaniami
z ka?dym dokumentem zwi?zana jest konkretna sprawa i konieczne do wykonania zadania dla pracowników; w systemie DDM rejestrowana jest historia - kiedy, do kogo i z jakim dekretem (poleceniem) trafi? dokument; mo?na te? sprawdzi?, jakie dzia?ania dotycz?ce danej sprawy zosta?y podj?te oraz natychmiast dotrze? do ca?ej drogi, jak? przeby? dokument w firmie, do polece?, jakie by?y na poszczególnych etapach wi?zane z tym dokumentem oraz kto, kiedy i jakie czynno?ci podj??; system w naturalny sposób motywuje do terminowej i rzetelnej pracy;
- szybki i sprawny dostep do danych i dokumentów
dzi?ki centralnej bazie dokumentów i danych, ka?dy uprawniony pracownik ma ?atwy dost?p do dokumentów bez konieczno?ci anga?owania do tego innych pracowników; przechowywane dokumenty s? kompletne i bezpieczne, a informacje o post?pie spraw z nimi zwi?zanych s? obiektywne i nie wymagaj? szczegó?owych wyja?nie? pracowników; system odnotowuje nie tylko zmiany w dokumentach lub dekretach, ale te? daty i godziny czytania dokumentu oraz otrzymania polece? z nim zwi?zanych;
- efektywny sposób okre?lenia elektronicznego archiwum
system umo?liwia elastyczne tworzenie i zmiany struktury elektronicznych segregatorów, teczek, zawieszek; dane i dokumenty s? dodatkowo zabezpieczone poprzez zakodowany ich zapis na dysku;
- wsparcie i kontrola wewn?trrznych regu? w obiegu danych i dokumentów firmy
poprzez mo?liwo?? okre?lenia ?cie?ek i regu? obiegu dla ka?dego rodzaju dokumentu (akceptowania przez wybrane osoby, zapoznanie si? z fragmentami dokumentów przez inne, itp.), system DDM wymusza przestrzeganie przyj?tych w firmie procedur post?powania; jest bardzo przydatnym narz?dziem podczas wprowadzania i utrzymywania norm z serii ISO 9000:2000;
- efektywniejsza wymiana informacji wewn?trz firmy
czynno?ci zwi?zane z wgl?dem i poznaniem dokumentu mog? by? podejmowane szybciej, gdy? w obiegu elektronicznym dost?p do niego jest mo?liwy automatycznie po wprowadzeniu go do systemu i nadaniu mu koniecznych atrybutów obiegu; to skrócenie drogi od biurka do biurka ma szczególne znaczenie, gdy dzia?y lub oddzia?y firmy s? zlokalizowane w ró?nych miejscach;
- ograniczenie kosztów archiwizowania dokumentów
wi?kszo?? dokumentów przedsi?biorstwa przez wiele lat jest przechowywana w formie papierowej; generuje to istotne problemy miejsca sk?adowania i kosztów; tymczasem tylko niektóre dokumenty wymagaj? prawnie takiej formy; zdecydowana wi?kszo?? istotnych dla firmy danych i dokumentów mo?e by? przechowywana w formie elektronicznej, ta forma jest nieporównywalnie ta?sza i bezpieczniejsza; DDM ogranicza te? koszty zwi?zane z obs?ug? dokumentów papierowych - eliminuje lub znacznie ogranicza wielokrotne kopiowanie i drukowanie;
- wspó?dzielenie zasobów
z jednego dokumentu mo?e korzysta? jednocze?nie wi?cej osób;
- wersjonowanie dokumentów
ka?da kolejna zmiana w danych i dokumentach obj?tych systemem jest rejestrowana z adnotacj?, kto i kiedy jej dokona?;
Modu? ERP - Sprzeda?/Magazyn
- struktura danych
system umo?liwia operowanie hierarchiczn? struktur? towarów;
- wielomagazynowo??
mo?liwe jest prowadzenie wielu magazynów lokalnych i zdalnych;
- definowanie dokumentów
system domy?lnie definiuje podstawowe dokumenty obrotu magazynowego, a jednocze?nie umo?liwia tworzenie innych dokumentów magazynowych definiowanych przez u?ytkownika;
- uprawnienia
program przydziela uprawnienia na trzech poziomach: prowadzenia i rozliczania magazynu, emitowania i zatwierdzania dokumentów oraz innych czynno?ci magazynowych; ta funkcja daje mo?liwo?? rozdzielenia etapów przygotowywania i zatwierdzania dokumentów mi?dzy ró?ne osoby o odpowiednich poziomach uprawnie? - jedni pracownicy mog? dokument przygotowa?, natomiast jego zatwierdzenie mo?e by? dokonane tylko przez inn? (lub t? sam?), wskazan? wcze?niej w systemie osob?;
- emisja dokumentów
jest wspierane przez mo?liwo?? uproszczonego przygotowywania dokumentów z poziomu przegl?darki stanów magazynowych, przez system podpowiedzi zwi?zanych z histori? i stanami poszczególnych indeksów i dokumentów oraz przez konfigurowalny formularz przygotowywania dokumentów;
- aktualno??
system na bie??co uwidacznianie wszystkie zmiany stanów magazynowych, ju? w trakcie przygotowywania dokumentu, równie? rezerwacji oraz przychodów towarów;
- inwentura
system wspomaga ten proces przez automatyczne przygotowywanie i drukowanie odpowiednich arkuszy spisowych oraz jej rozliczanie przez automatyczn? emisj? i drukowanie stosownych dokumentów magazynowych zwi?zanych ze stwierdzonymi brakami lub superat?;
- sprzeda?
ka?da wystawiona faktura jest zwi?zana odpowiedni? relacj? z klientem, procesem lub projektem - dzia?aniami handlowymi i marketingowymi, które do niej doprowadzi?y, numerem zlecenia, dokumentem zlecenia lub innymi dokumentami, takimi, jak umowa lub specyfikacja projektu, ewentualnie dokumentami magazynowymi oraz osobami po stronie firmy i klienta zwi?zanymi z dan? transakcj?;
- analizy i statystyki
system umo?liwia zarówno proste wyszukiwanie i filtrowanie wykonanej sprzeda?y przez wybranego pracownika, klienta, okres lub grup? towarów, jak równie? rozbudowane statystyki zwi?zane z segmentacj? rynku, grup towarowych, ilo?ci i rodzaju dzia?a? handlowych lub marketingowych;
Modu? WEB
Ten modu? pozwala przenie?? dowolny fragment i dowoln? funkcjonalno?? systemu Comers, dost?pn? w sieci lokalnej, do Internetu. Technologia jak? wykorzystuje system umo?liwia dost?p do niego bez dodatkowej instalacji z dowolnego komputera, dowolnie zlokalizowanego, wyposa?onego w przegl?dark? i ??cze internetowe. Ta metoda umo?liwia korzystanie ze wspólnej bazy danych w czasie rzeczywistym. Jednocze?nie odpowiednia struktura praw dost?pu i certyfikatów zapewnia odpowiedni poziom bezpiecze?stwa. Wielowarstwowa budowa aplikacji gwarantuje, ?e u?ytkownik zdalny nie ma w ?adnym przypadku bezpo?redniego dost?pu do bazy danych. Mo?na te? dodatkowo wyposa?y? system w po??czenia szyfrowane. Transmisja mi?dzy u?ytkownikiem zdalnym, a serwerem mo?e si? odbywa? zarówno poprzez HTTP, jak i bezpieczny protokó? HTTPS.